Als ondernemer heb je iedere dag honderd dingen te doen, als je tenminste niet oppast en je laat leiden door wat er op je afkomt. Het is ontzettend eenvoudig om de dag door te komen met alles wat er op je afkomt. Ik weet nog goed dat ik mij in het begin als ondernemer (toen ik ook nog studeerde) wel eens afvroeg of ik voldoende te doen zou hebben op een dag, als ik alleen maar bezig zou zijn met mijn onderneming. Wat moest ik toch doen de hele dag? Zouden er wel voldoende mensen zijn die mij bellen en vragen om hen te helpen? Inmiddels weet ik dat je vanzelf voldoende te doen hebt, maar hoe organiseer je dat allemaal? Want je kunt nog zo goed bezig zijn met de organisatie van je bedrijf en team, als je jezelf vergeet te organiseren kom je uiteindelijk vooral jezelf tegen.

Ik heb na mijn studie gemerkt hoe snel je agenda volloopt, je takenlijst onoverzichtelijk wordt en je ook nog eens telkens wordt gebeld of in een meeting zit. Nu in corona-tijd is deze optelsom alleen nog maar gekker geworden, omdat je agenda eruit ziet als een Tetris spelletje: alle blokjes (afspraken) zijn precies op elkaar ingepast. Geen reistijd meer en dus kan alles mooi na elkaar worden gepland. Maar ondertussen heb je ook je mail, een lijst met taken en er moet dus ook nog wel wat worden gedaan. Een uitdaging die je vast herkent en waar ieder op zijn eigen manier mee worstelt.

Mij heeft het ontzettend geholpen dat ik al heel vroeg in aanraking kwam met Getting Things Done van David Allen. Na het lezen van dit boek (in het Nederlands ook beschikbaar) ben ik er heilig van overtuigd geraakt dat je hoofd niet is om te onthouden, maar om na te denken. Een smartphone of een computer (of papier zo je wilt) is prima in staat om vast te houden wat je erin zet; veel beter dan je eigen geheugen. Daarbij is het zonde dat je energie moet steken in het onthouden van allerlei dingen, terwijl je veel beter deze energie kunt gebruiken om dingen te doen of te bedenken. Ook als we kijken naar stress, heeft dit vaak te maken met het weglekken van energie omdat je allerlei dingen moet onthouden. En vaak is het niet alleen het onthouden zelf, maar juist de emotie die hierbij komt kijken die je energie kost.

Stel je hebt met iemand de afspraak gemaakt dat je hem of haar aan het einde van de week een offerte zou opsturen. Dan houd je dat de hele tijd bezig als je dat niet opschrijft en inplant. Bij iedere taak die je vervolgens uitvoert komt het weer naar voren en je merkt dat je in de stress raakt, omdat je het (schuld)gevoel hebt dat je eigenlijk met die offerte aan het werk zou gaan. Maar schrijf je deze taak op en zorg je in een bepaalde routine ervoor dat de taak als vanzelf wordt ingepland, dan heb je rust en weet je dat het goedkomt. In GTD komt dit ook wel terug als het principe “geloof in je systeem”.

Opzetten van je eigen systeem

En dat systeem opzetten is een helse tocht. Toen ik begon met GTD had ik allerlei lijstjes gemaakt in mijn todo programma (toen nog Remember The Milk) en daarin begon ik vrolijk taken erin te zetten. Ook mijn e-mailbox had ik ingericht met deze zelfde bakjes en dus leek het mij slechts een kwestie van het invullen van de juiste lijstjes. Maar dan begint er iets in je te knagen, dat je vast wel herkent als je aan de slag gaat met een nieuwe werkmethode. Je vult het wel in, je weet wel dat het er staat…. maar het voelt nog niet alsof je erop kunt vertrouwen. Dus ondertussen liep ik toch continu alle lijstjes nog door, bekeek ik alle e-mailberichten even of ik niet iets had gemist en werd ik erg onrustig van het feit dat het… zo rustig was.

Hoe kon het toch zijn dat mijn zo hoofd leeg voelde? Ik moest wel weten wat ik nog moest doen, want dat was ik zo gewend. Het heeft mij ruim 3 maanden gekost voordat ik helemaal vertrouwde op mijn GTD systeem. En dat is wat ik anderen ook vaak vertel als zij bezig gaan met een dergelijk systematische aanpak:

1. Kijk welke basis vaardigheden er zijn vanuit GTD,
2. Vul het zo in dat het voor jou goed voelt en bij jou past,
3. Geef het de tijd om er ook in te geloven en op te vertrouwen.

Tijd om erin te geloven

Vooral die laatste stap is erg lastig en de kans dat je terugvalt in je oude patroon is hierdoor erg groot. Herken je dit? Je hebt je voorgenomen om het te doen zoals het in het boekje stond, je bent je lijstjes aan het maken en je houdt je taken en je mail netjes bij. In je agenda heb je momenten gepland dat je met je taken aan de slag wilt gaan, momenten dat je je email wilt controleren en bijwerken en toch gaat het mis. Je begint op maandag vol goed moed, tot 10 uur ging het goed en als je vrijdag je week afsluit merk je dat het weer niet ging zoals je voor ogen had. Als je terugkijkt lag het aan dat ene telefoontje, die collega die een vraag stelde en ach ja, het werk moet ook af dus ik pak gewoon op wat er langskomt. Volgende week is er weer een kans.

Stop! Stop met denken dat het aan anderen of aan situaties ligt waar je geen grip op lijkt te hebben. Ja, de dag loopt altijd anders dan je denkt. Ja, je wordt lastiggevallen op momenten dat het je niet uitkomt. Dat is een gegeven. Maar hoe je hiermee omgaat en wat het met jou doet heb je zelf in de hand. Boeken als GRIP en Focus (beide aanraders overigens om meer over dit thema te leren) leggen dit ook haarfijn uit, veel uitgebreider dan ik hier nu beschrijf. Hoe jij de dag doorkomt en hoe jij werkt, bepaal jijzelf. Alleen het vergt ontzettende discipline en flink wat doorzettingsvermogen om het vol te houden en te geloven in jouw GTD systeem. En blijf hier ook aan werken. Inmiddels werk ik bijna 20 jaar volgens mijn eigen GTD systeem, maar ik blijf het continu verbeteren en verfijnen.

Loslaten in je hoofd

Belangrijkste is dat je moet leren loslaten dat je iets moet onthouden. Dat je dus rust mag ervaren in je hoofd en dat je die rust kunt gebruiken om je energie aan te wenden om na te denken. Maar het vertrouwen op je systeem, dat voelt in het begin alsof je al je grip kwijtraakt en daarmee raak je juist meer in de stress. Althans, zo heb ik dat ervaren en om mij heen zie ik het veel gebeuren. En wat er dan gebeurt is heel kenmerkend: je stopt met het veranderingsproces en gaat weer terug naar het oude. Daar komen de post-it briefjes weer te voor schijn, de verschillende plekken waar je taken en notities bijhoudt en dan het meest verraderlijke: je gaat toch in je hoofd weer onthouden waar je wat kunt vinden. Of althans, je denkt dat je het gaat onthouden. Want ergens weet je ondertussen ook wel dat je de helft vergeet en straks toch weer moet zoeken naar die ene notitie of die ene taak bent vergeten.

En zo worstel je dan nog een tijdje door en kom je voor jezelf tot de conclusie dat GTD heel mooi is voor anderen, maar dat het voor jou niet werkt. Dat het komt door de hoeveelheid taken die je te doen hebt en de dynamiek van je werk. Dus leg je je erbij neer dat het iedere week weer rennen wordt en hopen dat je alles hebt kunnen onthouden en hebt kunnen goed doen, voor zover je dat hebt kunnen onthouden. Jammer, want als je blijft volhouden, ben ik er van overtuigd dat GTD voor iedereen, op ieders eigen wijze kan werken. Dan gaat het niet om HOE je je systeem inricht, maar DAT je jouw systeem inricht. Dat je ervoor kiest dat je niet meer wilt onthouden en dat je net als ik ook overtuigd bent dat je hoofd is om na te denken en niet om te onthouden. Begin er vandaag eens mee!